最強のタスク管理環境が整った!?私の人生におけるGPDCAサイクルの回し方!

photo credit: Lawrence OP Museum-Goers III via photopin (license)

こんにちは!Takuya.B(@TB_IQ)です。

先日、『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』を読了しました。これを機にタスク管理についてのインプットを一時休止します。

そこで、今日は今私が最強だと考えている夢・目標達成&タスク管理についてお話します!

スポンサーリンク

人生におけるGPDCAサイクル

私が最強だと考えている夢・目標達成&タスク管理の手法は完全にGPDCAサイクルそのものです。そこで、始めにGPDCAサイクルについて説明します。

GPDCAサイクルとは

GPDCAサイクルとは、PDCAサイクルにGoal(目標)を加えたものです。

  • Goal(目標)
  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(分析・検証)
  • Adjust(修正)

ここではAを一般的なActionではなく、Adjust(修正)としていますが、本質的に特に違いはありません。GPDCAサイクルは、具体的な目標を決めて目標達成のために計画を練り、計画を実行に移して、行動・結果を分析して行動を改善するサイクルのことです。

人生におけるGPDCAサイクルを回す方法

詳しい説明は以降の節に回しますが、人生においてGPDCAサイクルを回す方法を簡単に説明します。

  • Goal:究極の夢、ミッションステートメント
  • Plan:年代別計画、5カ年計画、年次〜日次計画
  • Do:GTD、マニャーナの法則…etc
  • Check:各種レビュー、4行日記
  • Action:チェックリスト作成、テンプレート作成、効率化

です。

このようにして人生においてGPDCAサイクルを回しています。それぞれについて詳しく見ていきましょう!

目標の策定と実行計画

まずGPDCAサイクルにおけるGoalとPlanについて見ていきましょう。

Goal(目標)

まずGoal(目標)の設定です。私は『7つの習慣』で紹介されているミッションステートメントを人生における究極の夢としています。

私のミッションステートメント
究極の夢こそ重要
究極の夢の見つけ方

『7つの習慣』はミッションステートメントの作成だけでなく、人生において重要な概念が数多く紹介されているので、是非読んでみて下さい!

Plan(計画)

次にPlanです。私は上述のミッションステートメントを最終到達目標としてトップダウン形式で目標に落とし込んでいます。これらはGoogleスプレッドシート5カ年~月次計画としてまとめています。

以前は自宅のExcelにまとめていましたが、Googleスプレッドシートはネットさえ繋がっていればどこでも閲覧できるというメリットがあるのでオススメです。

また、週次計画に関してはほぼ日手帳の週間バーチカルにまとめ、日次計画に関してはTaskChuteCloudでまとめています。

関連記事
TaskChuteCloudはコチラ!

タスクの処理とレビュー

続いてDo、Check、Adjustについて見ていきましょう。Doに関しては目標達成のための(7つの習慣の言葉を借りるなら第二領域の)タスクだけでなく、日常の雑多なタスクなども含めています。

日常の雑多なタスクを迅速に処理することで時間が生まれるため、その時間を目標達成のためのタスクに充てることができるため、一概に無関係とは言えないからです。

Do(実行)

上述の理由からDoはタスク管理が主役です。したがって、Doは更に2つのセクションに分けることが可能です。1つはタスク収集。もう1つはタスク処理です。

▼タスク収集

タスクの収集はGTDの手法がベストです。ベストというよりマストです。

GTDの方法は一言でいうと、インボックスに一度全てのタスクを集め、適宜をそれらのタスクを分配・処理する方法です。

私はタスク収集に主にデジタルとアナログの2つのインボックスを用意しています。

3段ボックスでタスク管理!
Toodledoでタスク管理!

メモ帳や付箋に記した手書きのタスクリストや未着手の書類などを3段ボックスに入れていますが、これらも最終的にはToodledoにタスクとして登録します。Toodledoを見れば、私がやるべきタスクが一目瞭然というわけです。

▼タスク実行

GTDはタスク収集には非常に効果的な方法ですが、タスクをいつ処理するかという点に欠けます。そこで登場するのが、今回読了したマニャーナの法則です。マニャーナの法則で紹介されているテクニックの詳しい説明は別の機会に回しますが、この中でも重要な考え方がオープンリストとクローズリストでしょう。

オープンリストとはいわゆるToDoリストのことで、無制限にタスクを追加することができます。上述のGTDのインボックス(=Toodledo)がまさにそうです。

それに対してクローズリストは自分で仕事(タスク)に制限を掛けたもので、チェックリストなどのことを指します。

私はクローズリストとしてTaskChuteCloudを利用しています。ルーチンタスクを設定することで、自分が自由に使える時間を把握することができます。この自由に使える時間にToodledoに登録したタスクを処理します。

タスクの中にはやる気が起きないものや、先送りにしてしまったものがあります。これらに関してはダッシュ法やポモドーロテクニックなどを駆使して処理します。

外的に〆切が定められている仕事などに関しては『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』で紹介されているロケットスタート時間術を使っています。

Check(分析)

Checkはタスク管理におけるレビューと考えることができます。

私は定期的にレビュー(日次・週次レビューなど)を行っていますが、これらの基本として4行日記スタイルを採用しています。

私の日次レビューについて

研究や仕事に関するレビューでは自分がが未熟だと思う知識・技術などについて洗い出し、改善すべき点についてはタスクとしてToodledoに登録しています。

Action/Adjust(改善・修正)

PDCAサイクルで言われているActionは『改善した行動』だと私は解釈していますが、このActionの段階で私はあることをしています。

それがチェックリストの作成です。

プログラムの作成も論文の執筆に関しても私は簡単なチェックリストを作っています。これを作っておくことで、「次に何をしたら良いんだっけ?」という無駄な迷いが無くなります。料理に例えるとレシピのようなものです。

チェックリスト(手順書)は必ずしも作る必要はありませんが、作っておいて損というわけでもありません。なので、チェックリストを作ってはEvernoteに保存しています。

スポンサーリンク

まとめ

今日は人生におけるGPDCAサイクルの回し方をタスク管理・夢目標達成と絡めてお話しました!

とりあえず今回読了したマニャーナの法則で、このあたりのインプットは一時休止します。これからは専門的な知識(研究・プログラミング)について集中的にインプットしていきます。

もちろん、今回お話したGPDCAサイクルを回しながらです!

もし、今回私が紹介した方法を実践する方がいらっしゃいましたら、ガチガチにルールを決めなくても良いので、ゆるく実践しつつ自分なりの方法を見出してくださいね!