3段トレイを活用して書類・モノ・タスクを効率よく処理しよう!!

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タスク管理をする上で“3段トレイ”は強大な力を発揮します。上手く活用することで、あなたの抱えている膨大な“やらなければならないこと”に対して主体的に行動を促すことができるでしょう。3段トレイを用意するだけで作業効率が倍増するかもしれません。

GTDに取り組んでみたけれども挫折した方、GTDにチャレンジしたいけれども何だか敷居が高そうと感じている方、物理的な物・タスクが多すぎて何から手を付けていいか分からない方はまずはこの方法からチャレンジしてみてください。

この方法では物足りない、不十分だと感じる方は自分流にアレンジするなり、本家GTDにチャレンジすればよいかと思います。

ここでいうGTDとは以下の書籍で紹介されている手法のことです。

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3段トレイを用意しよう!

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このタスク管理方法では3段トレイを使用します。ここでいう3段トレイとは上の写真のような物を表しています。私はデザインにあまりこだわらないので100円ショップで購入したトレイを3つ積み重ねています。機能さえすれば良いので、極端な話ダンボールを横に3つ並べたって構いません。

各段の用途について

それでは、3段トレイを用いたタスク管理術の方法を以下で紹介します。3段それぞれに役割がありますので、説明いたします。

1段目:全てのタスクを把握するためのインボックス

1段目はGTDで言うところのインボックスの役割をします。要するに、やらなければならない全てのことを把握するための受け皿を用意するということです。街中で貰ったポケットティッシュや財布の中に入っているレシート・領収証、ブログ記事のアイデアを書きだした紙や郵便受けに投函されるハガキや広告なども片っ端から放り込んでいきます。

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全部、最上段にポイポイしちゃいます

この1段目(=インボックス)に放り込まれたモノは何らかの処理をする必要があります。それらは主に以下の3つに分類することができます。

  1. 今すぐやる(2分以内に処理可能)
  2. あとでやる(タスク完了までに複数のステップ有、時間を作って処理)
  3. 日時指定タスク(今すぐ行動に移すことができないもの)

インボックス内の物・書類・タスクを記したメモをこの把握する段階で上の3つに分類します。2分以内に処理が可能なもの、例えば不要な書類や広告・ハガキの処分はこのタイミングで済ませておきます。2分以上掛かるもの、処理するための行動ステップが複数あるものに関しては処理せず2段目に移し、今すぐできない日時が限定されているタスクに関しては3段目に移します。

このような手順を経てインボックスである1段目を空にします。空にする作業は1日の始め、もしくは1日の終わりの習慣として身につけておくと、より効果的です。

2段目:あとでやる=タスク完了に複数の行動が必要な場合

上述したように、タスクの処理が1つのステップだけではなく(=電話を掛けるだけなど)、複数のステップが必要なものもあるでしょう。例えば、電話を掛けて内容を把握し(step1)、書面に記入する(step2)という具合です。

場合によっては10,20というステップが必要になる場合もあるかもしれません。このように複数のステップを経てタスク(GTD的にはプロジェクトと呼ぶほうが適切ですが)に関してはワークフロー(手順を記したもの)を付箋に記して書類やファイルなどに貼り付けておきます。1つのタスクに複数の書類・モノ・メモがある場合はまとめてクリアファイルに入れておくとよいでしょう。

3段目:日時限定タスク

3段目には、特定の日時にしかできないタスクを放り込んでいきます。

例えば電話を掛ける案件があったとしても、営業日の関係や担当者の在籍状況などによってすぐには取り組めないものがあります。

このようなタスクは3段目に入れておき、なおかつ日時が瞬時に分かるように大きめの付箋にデカデカと日時を記して貼り付けておきます。

物理的なモノ(書類や小物)以外を管理する場合

インボックスに入れる物は書類や小物という物理的なモノである必要はありません。例えば、「お風呂掃除をする」や「PCで家計管理をする」というような 物理的な物を伴わないタスクを入れることもできます。

方法としては、一枚ずつ取り外せるメモ帳やコピー用紙などにタスク名を書いてインボックスに入れるだけです。

これらのタスクはアナログで処理する必要はありません。私自身、物理的な物を伴わないタスクはタスク管理アプリを使って管理しています。

しかし、「タスクを一元管理したい!アナログで事足りるならアナログで済ませたい!」という方は上記の方法をオススメします。

実践して得られた効果

この方法を実践して早一ヶ月が経とうとしていますが、効果は開始直後すぐに現れました。主な効果としては以下の2点が挙げられます。

  1. デスクの上、自室内が常に整理整頓されるようになった
  2. 物を捨てられない性格だったけど、ポイポイできるようになった

順番にお話します。

1.デスク上、自室内が常に整理整頓されるようになった

以前はデスクの上にレシートや計算用紙などが散らばっていましたが、積極的にインボックスに入れて適切な処理をするようになったので、必然的にデスク上が整理整頓されるようになりました。

デスク上だけでなく、床に散らばった雑誌類や書類も同様に片付きました!

2.断捨離の習慣が身に付いた

インボックスを空にする作業の中で、まず「不要or必要」を判断します。人生で一度として出前注文をしたことがなく、これからもするつもりが無いので郵便受けに投函される寿司屋・ピザ屋のチラシは瞬時に処分用ダンボールにぶち込みます。

以前までは“処分”という判断を下さないまま、床にポーイ、デスクの隅にポーイしていましたが、最近では「いらないものは即処分」という習慣を身に付けることができました。

先日投稿した以下の記事でも書いた通り、最近では紙として保管する必要がないもの(例えば、何年も前の年賀状)はデジタル化しています。

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まとめ

現在、私はGTDを勉強中です。まだ我が物にすることができていません。ストレスフリーの整理術を手に入れることができる強力なGTDですが、私を含め初心者には敷居が高いように感じます。

そこで私は自分流にアレンジをして敷居を大幅に下げて徐々に身につけていこうと考えました。今回お話した方法もその1つに含まれます。

私が実践しているだけで、読者の方の中には合わないと感じる方もいらっしゃることでしょう。そのような方は自分流にアレンジ、または本家GTDをお読みになった上で自分に合った方法を模索することをオススメします。

『はじめてのGTD』を8割型読み進めてみて、これを我が物にできたら違う世界が待っているんだろうなと感じました。1日でも早く身につけたいものです。