その緊急かつ重要なタスクは本当に『緊急かつ重要』なのか?

こんにちは!Takuya.B(@TB_IQ)です。

タスクには緊急かつ重要なものがあります。『7つの習慣』における時間管理のマトリクスでいえば第一領域に分類されるものです。

私たちが遭遇し得る緊急かつ重要なタスクとは本当に『緊急かつ重要』なのでしょうか?少し考えてみましょう。

▼時間のマトリクスについて知りたい方はこちらを読むべし!

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緊急かつ重要なタスクは二分される

緊急かつ重要なタスク(長いので、これ以後『7つの習慣』の時間のマトリクスにおける第一領域という言葉を使います)に時間と手間を取られ、常に何かに追われて「忙しい…」と口走る人は私の周りにも沢山います。もしかすると、あなたもその1人かもしれませんし、あなたの周りにもこのような人はいるはずです。

第一領域のタスクの例を挙げてみましょう。『7つの習慣』から引用すると以下のものが挙げられます。

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ

これらの第一領域のタスクは誰が考えても緊急かつ重要なものです。

しかし、この第一領域のタスクは更に2つに分けることができると私は考えています。1つは本当の意味での第一領域のタスク。もう1つは第一領域に転じてしまったタスクです。

詳しく説明しましょう。

真の意味で第一領域であるタスク~外的要因~

まず真の意味で第一領域であるタスクです。上の例を挙げるならば、”危機や災害、事故、病気”がまさにそうでしょう。これらの中でも事故や病気に関してはある程度対策・予防ができるかもしれませんが、災害は予測不可能です。

これらは有無を言わさず緊急対応する必要があるのは言うまでもありません(災害時にタスクだなど悠長なこと考える暇もないだろうが)。

この他、我が身に及ぶ危機や仕事の緊急対応(クレーム対応など)も予測不可能という理由から真の意味で第一領域のタスクであると判断できます。

したがって、これらを外的要因による第一領域のタスクと呼ぶことにしましょう。

第一領域に転じてしまったタスク~内的要因~

続いて、第一領域に転じてしまったタスクについてです。上と対比させて、こちらは内的要因による第一領域のタスクと呼ぶことにします。

もうお気付きかもしれませんが、こちらは自分が原因で第一領域へと転じてしまったタスクのことです。元々は第一領域以外のタスクです。

事前に〆切が分かっているにも関わらず対応しなかったなどが原因で〆切直前に焦るパターンがまさにそれです。

なぜ第一領域に転じたのかこそ重要

第一領域のタスクは緊急かつ重要なタスクです。例えそれが外的・内的問わず、第一領域であるからには緊急対応する必要があります。

また、外的要因による第一領域のタスクも予測不可能のものですので、嘆いても仕方ありません。

重要なのは、なぜ第一領域に転じるケースが生じるのか。問題はそこです。

では、普通のタスクを第一領域に転じさせないためには、どうすればよいのでしょうか?

ロケットスタート時間術×マニャーナの法則で解決する

何でもないタスクが第一領域のタスクに転じるのは、もちろんタスクを〆切直前まで放置するのが原因です。

この対処法にはロケットスタート時間術ダッシュ法の合せ技が効果的です。

ロケットスタート時間術の考え

元マイクロソフトの伝説のプログラマーである中島聡さんの著書である『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』には、ロケットスタート時間術という方法があります。

このロケットスタート時間術の基本はプロジェクトの8割を〆切までの期間の2割でこなすことです。

日本人の傾向としてラストスパート思考(〆切直前にならないとやらない)が多いです。これを諸悪の根源であり、何でもないタスクが第一領域のタスクに転じてしまう原因です。

したがって、締め切り付きのタスク(自分で締め切りを決めたものも含)が現れた段階でこのロケットスタート時間術を使ってタスクを処理すれば第一領域のタスクに転じることはありません。

ロケットスタート時間術について詳しく知りたい方は『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』を一読ください。

マニャーナの法則で処理する

第一領域のタスクに転じてしまうほど、やる気が起きない・面倒くさいタスクがあることは私も知っています。しかし、そこでタスクを先送りするから第一領域に転じてしまうのです。

このやる気が起きないようなタスクに対処するには『マニャーナの法則』で紹介されているダッシュ法がおすすめです。ダッシュ法ではなくポモドーロテクニックでも良いでしょう。

[mylink id=”4635″ title=”ダッシュ法について”]

ダッシュ法だけでなく、マニャーナの法則では様々なテクニックが紹介されているので、こちらも一読しておくことをオススメします。

ロケットスタート時間術×ダッシュ法の組み合わせ方

私が実践しているロケットスタート時間術とダッシュ方の組み合わせ方を簡単に説明します。

1.タスク収集時に締め切りを把握する

まず、タスク収集時に締め切りを必ず把握します。これはロケットスタート時間術における締め切りまでの期間を把握するためです。

2.締め切りまでの2割の期間を把握する

締め切りとそれまでの期間がわかったら、2割の期間を把握します。締め切りが10日後なら2日。締め切りが明日(24時間)なら4.8時間です。

3.細分化してタスクの全貌を把握する

細分化してタスクの全貌を把握しましょう。

4.ダッシュ法を用いてタスクを処理する

ダッシュ法やポモドーロテクニックを使ってタスクの8割を2割の期間で処理します。

 

この方法を実践するようになって、私は締め切りに追われることは無くなりましたし、タスクが第一領域化することも無くなりました。ぜひお試しください!

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まとめ

今日は緊急かつ重要であるタスクについてお話しました。

タスクの第一領域化の原因はタスクの先送りにあります。ロケットスタート時間術とダッシュ法を組み合わせることで、比較的ラクにタスクを処理することができます。

是非、皆さんも試してみてください!

About me
Takuya.B
大学院博士課程まで進学して宇宙系の研究に取り組むも中退。現在は本業iOSエンジニアとして勤務する傍ら、副業として個人ブロガー向けのWordPressカスタマイズサービスに取り組んでいる。

WordPressテーマ『MIKA』製作者でありブログサポートコミュニティ『Tea Room』運営。