こんにちは！Takuya.B（@TB_IQ）です。
メールのチェックってしてますか？
仕事でメールを使っている人、メールマガジンを購読している人、お得なキャンペーン通知を受け取っている人……。いろんな方がいると思いますが、あなたの受信トレイはスッキリしていますか？
僕は毎朝必ずメールの受信トレイを空にしています。
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Contents
日次ルーチンで受信トレイを空に！
起床後に取り掛かるタスク群を僕はオープニングタスクと呼んでいます。このオープニングタスクの中で受信トレイを空にするようにしています。
LINEなどのメッセンジャーツールが普及したことで、メールを使った双方的なやりとりをする機会は減ったように感じます。僕も購読しているメールマガジンやお知らせメールが届くくらいです。
つまり僕にとってメールは、一方的に投げつけられる情報の中から必要な情報をピックアップするためのツールと化しています。
自分から情報を探しにいかなくて良いというのは非常にラクです。ラクではありますが、放置してしまうと途端に面倒くさくなってしまいます。
ですので、毎朝のオープニングルーチンでメールボックスを空にしています。
受信トレイが溢れかえって、手遅れな場合
受信トレイに既に100件、1000件とメールが溜まっている場合はもう手遅れです。
1件ずつ必要な情報か判断しながら処理するのは時間が掛かりすぎるので、全て削除しましょう。
僕もメールチェックを怠っていた間に数千件の未読メールが受信トレイに溜まっていた経験がありますが、諦めて全消ししました。
もしかしたら、大事なメールが中に入っていたかもしれませんが、特に困ることはありませんでした。
そもそも、メールチェックしなくても何も困ったことにならなかったわけですから、全部消しても問題が起きません。
具体的なメールの処理方法
最後に具体的なメールの処理方法を紹介します。今、僕が実践している方法ですので、参考にしてみてください。
大きな流れとしては
- 確実に不要なメールを削除する
- SNSやキャンペーンなどチェックしておきたいものはタスク化する
- じっくり読みたいものはEvernoteに転送する
詳しく説明しましょう。
1.確実に不要なメールは削除する
受信トレイを開いたときに単なるキャンペーンのお知らせであったり、Facebookのスレッドに○○さんがコメントしました〜みたいな不要なメールを削除します。
自分が興味のあるお得なキャンペーン告知とかであれば、後述する(2)に該当しますが、今興味のないものは削除します。SNS関係の通知もFacebookならFacebook、TwitterならTwitterと、そのプラットフォームにいけば内容を確認できるので削除します。
とにかく、今自分に必要の無い・興味の無いメールは片っ端から削除します。
2.SNSやキャンペーンなどチェックしておきたいものはタスク化する
SNSで自分の関与していないスレッド・チャットに関する通知は(1)で削除しましたが、自分に対するコメントなど自分がレスポンスする必要があるものに関してはタスク化します。
同様に、興味のあるキャンペーン告知なども後でチェックするためにタスク化しておきます。
このとき大事なのは、その場でSNSをチェックしたりしないこと。
朝の時間は貴重なので、メールチェックの時間はあくまで必要・不要を仕分けするだけにしておきましょう。
じっくり読みたいもの・重要なメールはEvernoteに転送する
上記の(1)&(2)を済ませたら、受信トレイに残っているメールはそこそこ重要なものでしょう。
それは自分が求めている情報が記されたメールマガジンだったり、クレジットカードの決済通知、ID/パスワードが記載されたメールかもしれません。
これらのメールを受信トレイから別のフォルダに移動させても良いのですが、僕は情報を一箇所にまとめておきたいので、Webクリッパーというツールを使ってEvernoteにメールを転送するようにしています。
そしてスキマ時間などでEvernoteを開いてメールをじっくり読むようにしています。
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あとがき
僕は朝メールチェックをしていますが、1日1回だけです。通知設定もしていませんが、特に困ることはありません。
紹介したメール処理の方法で毎日受信トレイはスッキリと片付いた状態を維持することができています。
こういう溜めてしまうと面倒くさいけど、毎日やれば苦でなくなることは、積極的に習慣化した方がストレスもなくなるのでオススメです。ぜひ、試してみてください。
というわけで、次回もよしなに！