タスク収集を徹底するために私が取り組んでいること

いつもありがとうございます。Takuya.B(@TB_IQ)です。

仕事をしようと意気込むけれども、デスクの上が散らかっていて「片付け」というタスクが発生したことはありませんか?私たちが夢や目標のためのタスクに取り組もうとすると、なぜかこのような他のタスクが邪魔をしてきます。

これはタスクを管理しきれていない自分に問題があります。徹底されていないから不意打ちを食らうハメになるのです。特にタスクの収集は見落としてしまいがちです。

そこで今日は私がタスク収集を徹底するために取り組んでいることについてお話します!

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タスクを1つもこぼさない為に

タスクはいつどこで発生するかわかりません。タスクが頭の中で発生したら、すぐに頭の外に保管するのが賢明です。そのために私は常にメモをとれる体制をとっています。

食器を洗おうとしても食器用洗剤が切れていることはありませんし、さらに食器用洗剤の詰め替え用を買い忘れていたということもありません。状況に応じて“洗剤補充”や“洗剤調達@ホームセンター”というメモがすぐさま私のインボックスに追加されます。

メモを取れる体制を整えるだけで、作業だけでなく生活全般においてストレスフリーになります。

それでは私の常にメモを取れる体制とはどのようなものなのでしょうか。説明いたします!

常にメモできる環境を構築する

たい焼き型メモパッドとA4サイズのレポート用紙

たい焼き型メモパッドとA4サイズのレポート用紙

自室のデスクにはメモパッドとA4サイズのレポート用紙を設置し、すぐにメモを取れるようにしています。リビングのソファ付近にもA4サイズのレポート用紙を備えています。

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壁に設置しているホワイトボード

自室には大きくはありませんがホワイトボードを設置しており、部屋に入ってすぐメモをとることができます。インボックスに入れることはできませんが、メモとしては十分に効力を発揮します。

ほぼ日手帳カズンとA6サイズのノート

ほぼ日手帳カズンとA6サイズのノート

また外出時も迅速にメモを取れるように100円ショップで購入したA6サイズのノートを常備しています。これでちょっとした買い物の時でもメモをとることができます。スマホで事足りますが、現時点わたしはアナログ派です。

ちなみに職場や研究室にはビジネスバッグを持っていくので、ほぼ日手帳カズンを携帯しています。ほぼ日手帳カズンは主にスケジュール管理するために使っていましたが、今では使い方にこだわらず、メモを取ればアイデア出しに使ったりしています。

A6サイズのノートはショルダーバッグなど小さなカバンにも入りますし、冬場にはアウターのポケットにも収納できるので大変重宝しています。

メモしたらタスク管理ソフトで一元管理

これらのメモ類は3段トレイのINBOXに放り込み、1日に最低一回タスク管理ソフトのINBOXに保存します。A6サイズのノートやほぼ日手帳はそのままインボックスに入れます。

不要になったメモ類は即処分します。書類の管理法については以下の記事をご覧ください。不要な紙は即処分するスタイルです。

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これらの方法を実践することでタスクの取りこぼしは格段に減り、徹底的にタスクを収集することができます。

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まとめ

やらなければいけないタスクが頭に浮かんだり、目についた瞬間にメモをとってタスク管理ツールに追加する習慣を身につけることで、タスク管理を徹底することができます。

スケジュールが狂うこともありませんし、やる気を削がれることもありません。

もしよろしければ是非試してみてください!