私が実践している書類の管理方法をご紹介します!!

photo credit: Archives via photopin (license)

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いつもありがとうございます。Takuya.B(@TB_IQ)です。

私の日常において“書類”に触れない日はおそらく一日もありません。毎日、何かしらの書類を触っています。学生の方やデスクワークをしている方は特に書類と触れ合う時間が多いことでしょう。紙の書類が無くなる日はまだ来そうにもありません。そこで今日は私が実践している書類の整理法についてお話します。

私が実践している書類の整理法についてお話します!

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実践するにおいて必要なもの

これらの書類を管理する上で必要なモノを先に挙げておきます。必要なものと言っても特殊なものではありません。カッコの中身は用途を示しています。

  1. ダンボールなどの入れ物(処分)
  2. スキャナ類(デジタル化)
  3. クリアファイル類(保管)

順に説明しましょう!

1.ダンボールなどの入れ物

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ダンボールに書類を処分、手前はお菓子の箱など厚紙を入れてます。

まずは不要な書類を処分するためのゴミ箱を用意します。ダンボールで十分機能しますが、「床にダンボールを置くなんて考えられない!」とお考えの方はA4用紙が入るような箱を用意すると良いです。

2.スキャナ

[browser-shot url=”https://evernote.com/intl/jp/products/scannable/”]

書類をデジタル化する場合にはスキャナが必要になります。私はデジタル化した書類をEvernoteに保存していますが、その際に便利なスマホアプリが“Scannable”です。このアプリで写真を撮影すると一発でデジタル化してくれます。そしてEvernoteへ転送が可能なので大変重宝しています。

3.クリアファイル

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保証書はまとめてクリアファイルにポ~ン

書類を保管する際にはクリアファイルを用います。私は取扱説明書類をまとめて1つのファイルにまとめたり、保証書を一枚のクリアファイルに入れて管理しています。

私の書類管理方法!

それでは私が実践している書類管理方法についてお話します。

  1. 書類を一箇所(INBOX)に集める。
  2. 必要・不要で分別する。不要なものは即処分。
  3. 必要なものの中で紙である必要はあるかどうか。

順に説明します。

1.書類を一箇所に集める

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GTDを実践するための3段トレイ。最上段をインボックスとして使っています!

私は“インボックス”と名づけている三段トレイの最上段に書類を放り込んでいます。ポストに投函されたハガキや広告を始め、pdfファイルを印刷したものやレシート、取扱説明書など…、“紙”と判断するものは全てこのインボックスに放り込みます。

2.それは必要か?

1.で集めた書類が「必要or不要」で分別します。不要なものは容赦なくゴミ箱(ダンボール)に捨てます。

必要なものに関しては更に以下で分別していきます。一時的に必要な書類はこの段階でまとめておき、不要になったものから処分していきましょう。

3.紙である必要はあるか?

次に“必要”と判断した書類のうちで紙である必要があるかどうかで分別します。

紙である必要が無いものはアプリ“Scannable”を使ってEvernoteにデジタル化して保存します。

セキュリティ的な面でデジタル化するのが不安な書類(保険証券など)はそのまま保管します。このときクリアファイルを使って一箇所にまとめておきます。

また取扱説明書やマニュアル書などのように分厚い物やデジタル化するのに手間が生じるものに関しても一箇所にまとめて保管します。ちなみに取扱説明書・マニュアルを一冊にまとめた私のファイルは以下の写真ように分厚いものになりました。

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チューブファイル並の分厚さ…。

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まとめ

書類はどんどん溢れかえっていきます。ポストに投函されるハガキや広告であれば、即不要かどうかの判断が付きますが、自分にとって必要なものに関しては管理を怠ると紛失してしまいますので、定期的に管理する習慣を付けるようにしています。

私もこの方法を実践してから半年ほどが経ちましたが、かなり習慣づいてきました。かつては書類がいたるところに散乱してしまっていたのですが、見違えるほどデスク周りも床も綺麗になりました。

About me
Takuya.B
大学院博士課程まで進学して宇宙系の研究に取り組むも中退。現在は本業iOSエンジニアとして勤務する傍ら、副業として個人ブロガー向けのWordPressカスタマイズサービスに取り組んでいる。

WordPressテーマ『MIKA』製作者でありブログサポートコミュニティ『Tea Room』運営。