あなたがタスク管理を行う上での注意点

IMG_0074こんにちは!Takuya.B(@TB_IQ)です。上の写真は研究室の私のデスクです。

先日投稿した記事では頭の中にある“やりたいorしなければならないこと”を書き出して「やることリスト」を作りましょうという話をしました。

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今日はわたしが「やることリスト」を作る上で注意しているポイントについてお話します。

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自分の処理できるレベルを知る

私はとにかく紙に書きだして下さいと言いましたが、実際に紙に書き出しても私たちはなかなか行動に移せません。夏休みの初めに宿題の計画を立てても結局8月31日まで全く手付かずの経験した人は多いことでしょう。あれと全く同じです。

それではどうすればよいのか。

例えば、あなたが何か勉強をするとき、やることリストに「テキストを一冊勉強する」と書きますか??

私なら「第一章を勉強する」とまず書きます。では1つの章にボリュームがあった場合はどうでしょう。そのときは「1-1を勉強する」と私なら書きます。

これが「やることリストの細分化」です。やることを自分が処理できるレベルまで細かく分解するのです。そして取り組むのが苦じゃないレベルまで細分化したら、それがあなたの処理できるレベルです。

私はこの自分の処理できるレベルまで細分化する方法を使って、小さな達成感をより多く感じられるようになりました。それが次へのモチベーションに繋がります。

自分の耐久時間を知る

やることリストを細分化したら、次に自分の耐久時間を知りましょう。

ここでいう耐久時間とは、細分化した項目にどれだけ取り組み続けることができるか、ということです。これはあなたの集中力とも言えます。

集中できる時間には個人差があります。次のやること(=タスク)に取り掛かりづらくなったら、休憩を挟みましょう。無理に取り組んで作業効率が悪くなるよりはマシです。

自分の耐久時間がわかったら、その耐久時間内に終わるようにやることリストを編集してみてください。次に取り組むときは、最初より楽に取り組めるはずです。そして耐久時間内にタスクが終わった時の気分は達成感で満ちあふれていることでしょう。

でも焦りは禁物です。気楽に取り組むことが一番大事です。

一歩進むだけでもそれは進歩

以前、NHK「プロフェッショナル〜仕事の流儀〜」で、はやぶさ2の國中均さんが出演していた回で、

「ゆっくりでも、止まらなければ、けっこう進む」

という言葉がありました。タスク管理も同じだと私は考えています。

体調が優れないときや、本当にやる気がでない時は誰にだってあるものです。どれだけタスクを細分化しても1つだけしか取り組めない時もあるでしょう。でも気にしないでください。全くタスクに手を付けなかったよりはマシです。

あなたは少しでもタスクに取り組んだのですから、誇りに思って下さい。

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まとめ

「やりたいこと」よりも「しなければならないこと」の方が格段にやる気が起きません。しかし、この自分の処理できるレベルまで細分化するテクニックを使えば、少しは気分的に楽になるはずです。一歩でも前に進んで見渡す景色はガラリと変わっていることでしょう。