photo credit: Propaganza / Ukkel Kalevoet - 22 apr 2016 via photopin (license)

Takuya.B（@TB_IQ）です。わたしはToodledoで時間帯ごとにコンテキストを設定してタスク管理をしています。しかし、設定したタスクが全て順調に完了するわけではありません。その時のモチベーションや急な用事にも左右されます。

私は取り組めなかったタスクが先送りされることで、ある種の罪悪感を感じてモチベーションが低下してしまいます。これは大問題です。

そこでコンテキストに[@今から]を追加してみました！詳しくお話します！

私たちは自分を甘やかしてしまう

わたしは朝起きてすぐに1日の計画を確認・修正しています。このとき立てた計画通りに行動していくのですが、計画通りに事が運ぶのは極稀で、タスクを先送りせざるを得ないことがほとんどです。

なぜこのようなことになってしまうのかという問題ですが、原因は自分に対する甘さです。これは別に悪いことではありません。調べ作業をしていたら、ついつい関係の無いウェブページまで見てしまうというのはよくあることです。

一番問題なのは先送りにしてしまうことではなく、先送りしてしまったことによってモチベーションが低下し、作業効率が下がってしまうことです。これではタスクがどんどん先送りされてしまいます。

そんな時は「今やること」をピックアップしよう！

現在、私はToodledoでタスク管理をしています。コンテキスト（時間帯別セクション）を設定して3時間ごとにタスクを分けて管理していますが、“自分への甘さ”が原因でタスクが予定通りに完了しないことは珍しくありません。急用でタスクが先送りになることもあります。

そこで私は「＠今から」というコンテキストを新たに作成しました。

するとどうでしょう。下がってしまったモチベーションが再び高まったのです！

先送り自体を無かったことにする

上の画像を見て下さい。[D.9:00~12:00]のセクションにタスクがありますが、現在時刻を13:00であると仮定すれば、これはタスクを先送りしている状態です。罪悪感に苛まれモチベーションも下がってしまうことでしょう。

しかし、ここで[D.9:00~12:00]のコンテキストを[@今から]に変更するとどうでしょう。当たり前ですが、残ってしまったタスクは今からやるタスクに変身しました！！

私はこのとき、[E.12:00~15:00]のセクションからもタスクをピックアップしています。これは[@今から]のタスクに取り組むことによって[E12:00~15:00]のタスクが先送りになるのを防ぐためです。

[＠今から]のタスクが全て完了したら通常通りのセクションのタスク処理に戻ります。モチベーションが下がってタスクが残ってしまったら、また[@今から]タスクを設定して取り組みます。これの繰り返しです。

このように[＠今から]というコンテキストを設定することは、悪く言えばタスクを先送りしたことを“無かったことにする”ということで、自身の計画についても甘いということです。しかし、良く言えば“臨機応変に対応してモチベーションを維持する”ということでしょう。大事なのは時間軸に沿って計画通りに事を進めることではなく、設定したタスクを完了させることです。ここを間違ってはいけません。

まとめ

もちろんタスクを先送りにすることはよくありませんが、私たちは自分たちが思っている以上に自分に甘くしてしまいます。タスク管理を行う上で大事なのは下がってしまったモチベーションをどのようにして再び同じ水準に引き上げるかです。

自分で立てた計画なのですから、修正するのももちろん自由です。気負いせず、楽な姿勢でタスクと向き合っていくためにも、臨機応変な対応が必要です。そこで「＠今から」というコンテキストを設定してみてはいかがでしょうか。